Leidraad systeemgericht toezicht : advies voor implementatie door nVWA

Abstract

De Nieuwe voedsel en Waren Autoriteit (nVWA) ziet erop toe dat bedrijven die chemische producten op de markt brengen op een veilige manier producten maken. Momenteel werkt de nVWA eraan om deze toezichthoudende taak efficiënter te organiseren. Minder controles door de nVWA en meer verantwoordelijkheid voor het bedrijf zijn hierbij de uitgangspunten. Het RIVM heeft een leidraad ontwikkeld om dit te kunnen realiseren. De leidraad is gericht op de verfbranche, maar kan breder worden ingezet. Toezichthoudende instanties in Nederland zoals de nVWA gaan namelijk steeds meer werken volgens systeemgericht toezicht. Bedrijf krijgt meer verantwoordelijkheden voor veiligheid: Bij de klassieke vorm van toezicht wordt getoetst of de output van een bedrijf, het product, voldoet aan veiligheidseisen. Bij systeemgericht toezicht wordt een bedrijf ook verantwoordelijk gesteld voor de onderliggende systemen, processen en methoden die zijn ingericht om aan de wettelijke veiligheidseisen te voldoen. Het managementsysteem van het bedrijf moet dan zodanig zijn ingericht dat problemen bijtijds worden gesignaleerd en zo snel mogelijk worden opgelost. De leidraad bevat een stappenplan om het managementsysteem aan de vereisten van systeemgericht toezicht aan te passen. Goed managementsysteem en vertrouwen: Om te kunnen komen tot systeemgericht toezicht moeten bedrijven aan twee voorwaarden voldoen. Als eerste moet een bedrijf over een goed werkend managementsysteem ('compliance management') beschikken. Ten tweede is het vertrouwen tussen nVWA en het bedrijf over de naleving van wettelijke voorschriften van belang. Hoe groter het vertrouwen, des te minder vaak de nVWA hoeft te controleren. Om aan te geven in welke mate een bedrijf momenteel aan de voorwaarden voor systeemgericht toezien voldoet, deelt de nVWA het in vier niveaus van compliance management in. Bij elk niveau hoort een bepaald niveau van toezicht: hoe beter het managementsysteem, des te minder toezicht nodig is. Door middel van een audit wordt eerst gecontroleerd of het bedrijf 'compliant' is met zijn eigen systeem. Vervolgens kan de nVWA aangeven hoe het bedrijf tot een hoger niveau van systeemtoezicht kan komen.

The new Dutch Food and Safety Authority (nVWA) is taking care of safe consumer products coming to the market. At this moment, the nVWA is working on a more efficient way of organizing this inspector's task. Basic starting points for this are fewer inspections by the nVWA and more responsibilities for the companies. RIVM has developed guidance for this. This guidance is, in first instance, developed for manufacturers of paint products, but it can be used broader. Supervisory authorities in the Netherlands, like the nVWA, are more and more working via this Management Control and Diagnostics. More responsibilities for the companies with respect to safety: The classical way of inspection is output control, i.e. control whether the produced consumer product is conform safety requirements. Management Control and Diagnostics (MCD) is a way of management control where underlying systems, processes and methods that focus on ensuring compliance of legal requirements, are verified. The management system of a company should be organized in a way that problems are identified in an early stage and solved as soon as possible. The guidance developed here includes a step-by-step plan to adapt the management system to the requirements of MCD. Good management system and mutual trust: Both having a well-functioning management system (= compliance management) and mutual trust between nVWA and the company are prerequisites for MCD. There are four levels of MCD. Classification of companies into one of these levels will be performed by nVWA and is based on the intention of the company to go for MCD, the competences of the company and the level of compliance to the management system. Every level of MCD is coupled to a level of inspection; at a higher MCD level, fewer inspections are needed. By performing an audit, it is checked whether the company is compliant with his own management system. Subsequently, the nVWA can make recommendations how the company can reach a higher level of MCD. This type of management control stimulates companies to continuous improvement.